KSeF obowiązkowy od 2026, co musi zrobić przedsiębiorca już teraz?

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to jedna z największych zmian w rozliczeniach od lat. Dla wielu przedsiębiorców brzmi to groźnie, ale spokojnie: przy odpowiednim przygotowaniu przejście będzie płynne. Tłumaczymy, czym jest KSeF, kogo obejmuje i co warto zrobić już teraz.

Czym jest KSeF. To centralna, rządowa platforma, przez którą firmy będą wystawiać i odbierać faktury w jednym, ustrukturyzowanym formacie. Faktura nie trafi już bezpośrednio mailem do kontrahenta, lecz przejdzie przez system Ministerstwa Finansów, który nada jej urzędowy numer. Papierowe i zwykłe pliki PDF jako faktura przejdą do historii.

Kogo dotyczy obowiązek. Docelowo KSeF obejmie praktycznie wszystkich czynnych podatników VAT, a w kolejnym etapie także pozostałych przedsiębiorców. Oznacza to, że dotyczy zarówno spółek, jak i jednoosobowych działalności wystawiających faktury. Warto sprawdzić, od którego momentu obowiązek obejmie konkretnie Państwa firmę.

Co zmienia się w praktyce. Wystawianie faktur będzie wymagało programu zintegrowanego z KSeF albo bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo. Zmieni się też sposób przechowywania dokumentów, bo to system będzie ich archiwum. Znika ryzyko zgubienia faktury, ale pojawia się konieczność uporządkowania uprawnień i danych firmy.

Jak przygotować firmę już teraz. Warto zacząć od uporządkowania danych firmy i kontrahentów, sprawdzenia, czy program do fakturowania będzie zgodny z KSeF, oraz nadania odpowiednich uprawnień osobom wystawiającym faktury. Im wcześniej, tym spokojniej, bo unikną Państwo pośpiechu tuż przed terminem.

Jak możemy pomóc. Naszych klientów prowadzimy przez KSeF za rękę: sprawdzamy gotowość firmy, konfigurujemy uprawnienia, pokazujemy jak wystawiać faktury i przejmujemy kontakt z urzędem. Jeśli chcą Państwo wejść w nowy system bez stresu, zapraszamy na bezpłatną rozmowę, w której przygotujemy plan dopasowany do Państwa firmy.